Modernização administrativa atende demandas da pesquisa

Na Coordenação de Administração do IOC (CoAd), uma das principais novidades é o fluxo contínuo para compras, em operação desde fevereiro, que substitui os períodos de compras por um sistema que permite a abertura de processos de compras em qualquer momento do ano. “Temos percebido que os requisitantes estão satisfeitos com o novo procedimento de compras, uma vez que o sistema está liberado a qualquer hora para que sejam inseridos os pedidos de compras de forma contínua, eliminando o corre-corre que acontecia anteriormente quando existia a fixação de cronogramas”, avalia Damasceno Fernandes, coordenador da CoAd.

Grupos de Trabalho vêm se dedicando ao levantamento dos principais materiais comprados no Instituto, o que permitirá a construção de um banco de dados para facilitar as especificações e padronizações. “Os GTs vêm atuando no levantamento dos itens de material de expediente, vidraria, químico, hospitalar e laboratorial. Como resultado do trabalho dos GTs, os ítens mapeados serão incorporado ao Sistema Integrado de Administração (SIAD) compondo um catálogo eletrônico. Muitos itens já foram catalogados não sendo mais necessário o requisitante descrever a especificação de seus pedidos, bastando somente informar o código do material a ser adquirido”, o coordenador descreve. “O GT de Material de Expediente, por exemplo, já concluiu o trabalho. Do total de 129 itens que eram estocados no Almoxarifado Central, 58 foram eliminados em decorrência deste trabalho, resultando numa economia anual de R$ 15.500” , completa.

Damasceno adianta que a CoAd está finalizando um sistema que tem por objetivo controlar através de código de barra a leitura de atesto em nota fiscal e fatura de fornecimento de material e de prestação de serviços, de modo a evitar a falsificação de assinaturas dos requisitantes. E, seguindo as propostas elaboradas no II Encontro do IOC, a CoAd está se empenhando no projeto de Administração de Condomínios e fortalecendo a gestão administrativo-financeira de projetos de pesquisa, desenvolvimento e inovação.

A criação da Rede de Interlocutores de Administração e a realização do I Encontro de Administração, que reuniu 120 pessoas, intensificaram o dialógo e as interações com os laboratórios, agilizando os processos administrativos. “Estamos avançando na capacitação da rede de interlocutores”, avalia Claude Pirmez, vice-diretora de administração e recursos humanos. “Uma iniciativa importante é a capacitação em importação e exportação, realizada em parceria com a equipe do Setor de Importação e Exportação da Fiocruz. A primeira fase do curso com os interlocutores foi realizada em abril e a segunda etapa acontece no dia 30 de maio. A capacitação sobre a legislação, a documentação necessária e os procedimentos adequados para o envio e recebimento de material biológico é fundamental para o Instituto. Através da formação dos interlocutores, teremos ao menos uma pessoa apta a cuidar destas questões em cada departamento.” Além disso, mais de 100 pessoas foram capacitadas para operar o novo sistema de Coleta de Dados de produtividade do IOC, cuja primeira versão foi utilizada para registro dos dados de 2005 e que passará por permanente aperfeiçoamento.