Max Hartmann, assim como seus colegas Stanislas von Prowazek e Gustav Giemsa, foi convidado para colaborar nos trabalhos do Instituto. Seu contrato foi assinado sob as seguintes bases: I) os serviços seriam prestados por seis meses, podendo ser prorrogados; II) os proventos seriam de dois mil marcos por mês; III) os serviços contariam desde o dia do embarque em Hamburgo até a chegada na mesma cidade; IV) as passagens deveriam correr por conta do Instituto; V) suas tarefas eram a pesquisa científica e a orientação de assistentes indicados pelo Diretor. Hartmann embarcou em Boulogne no dia 22 de abril e chegou aqui em 10 de maio de 1909. Regressou para Hamburgo em novembro do mesmo ano, no paquete Cap Arcana.